Leverandørkrav

Otera vektlegger profesjonelle prosesser ved alle innkjøp og skal bli oppfattet som en pålitelig aktør der likebehandling skal gi en trygghet ovenfor våre leverandører. 

Oteras innkjøp av varer og tjenester er basert på anbudskonkurranse til prosjekter samt rammeavtaler med grossister og direkteleverandører. Krav til HMS, kvalitet, miljø, etiske retningslinjer og god forretningsskikk er svært viktige faktorer for Otera ved innkjøp.

Standardbetingelser for innkjøp i Otera gjelder for alle leveranser fra leverandør av varer og/- eller tjenester til Otera AS og datterselskap.

Forretningsetikk

Etiske retningslinjer: Otera stiller krav til at våre leverandører og andre forretningsforbindelser følger våre etiske retningslinjer. Det skal arbeides for at disse retningslinjene gjøres gjeldende gjennom kontrakter og andre samarbeidsavtaler.

Svart arbeid og sosial dumping er ikke akseptert i Otera. Vi forventer at våre leverandører og forretningsforbindelser følger gjeldende lover, og er selv ansvarlig for å inneha kunnskap om gjeldende regelverk. Blant de sosiale kontraktsvilkårene leverandøren forplikter seg til å etterleve krav, lover og prinsipper i, finner vi blant annet FNs menneskerettighetserklæring, nasjonal lovgiving og relevante ILO-konvensjoner.

Leverandører, kunder og andre forretningsforbindelser som opptrer på vegne av Otera, skal unngå personlige fordeler av enhver art. Personlige fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak skal ikke forekomme. Dette gjelder også for alle ansatte.

Otera tar avstand fra ulovlig samarbeid og forventer at leverandører opptrer i samsvar med god forretningsskikk. Dette gjelder i forhold til konkurrenter, så vel som til kunder og leverandører. Eksempler på ulovlig samarbeid er blant annet:

  • Prissamarbeid hvor konkurrenter avtaler hvilke priser det skal opereres med.
  • Anbudssamarbeid der konkurrenter koordinerer priser og vilkår før et anbud eller tilbud.
  • Markedsdeling der konkurrenter avtaler å dele kunder eller områder mellom seg, fastsetter kvoter eller avtaler produktspesialisering.

Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandører og underleverandører skal til enhver tid forholde seg til gjeldende lovverk, tariffavtaler og vikarbyrådirektivet. Leverandøren er også forpliktet til å sette seg inn i og etterleve Oteras etiske retningslinjer.

Last ned: Oteras etiske håndbok :: Otera Ethics

HMS, kvalitet og miljø

HMS: I Otera står HMS alltid først på agendaen. HMS skal prioriteres høyest i våre egne og våre leverandørers virksomheter. Vi krever at leverandørene har et levende HMS-system basert på gjeldende lovverk, tilpasset bedriftens virksomhet og størrelse. Med hensikt i å stadig bli bedre, skal det være et velfungerende avvikssystem i bedriften.

Våre leverandører skal ha en nullvisjon for ulykker, det vil si at målet for H1=0 og mål for H2 <10. Målet for sykefravær skal være lik leverandørens bransje eller lavere.

Miljø: Oteras kunder forventer at vi har høyt fokus på det ytre miljøet. Våre leverandører skal hjelpe oss å bidra til et best mulig miljø. Ved kontinuerlig evaluering av produksjonsprosessene skal en søke etter forbedringer for miljøet i forbindelse med produksjon, transport, avfallshåndtering, kjemiske stoffer, utførelse o.l. Våre leverandører skal minst ha som mål å ikke ha brudd på konsesjon/myndighetskrav.

Kvalitet: Våre leverandører skal ha et kvalitetssystem som er tilpasset bedriftens virksomhet og størrelse. Dette innebærer blant annet at det skal være etablert et fungerende avvikssystem for kontinuerlig forbedringer.

Generelt: I de tilfellene Oteras leverandører bruker underleverandører, skal Oteras krav også gjelde for dem. For å kontrollere at våre leverandører etterlever kravene vi stiller, vil Otera kunne foreta revisjoner av virksomhetene.

Elektronisk faktura

Vi ønsker å redusere kostnadene både for oss og leverandørene våre. Derfor aksepterer vi kun elektronisk faktura. Elektronisk faktura reduserer behandlingstiden, øker kvaliteten og utgjør en felles innsats for miljøet gjennom redusert papirbruken. Vi understreker at fakturaer som sendes per e-post ikke regnes som elektroniske fakturaer. Les mer om Oteras krav til faktura og se for øvrig www.anskaffelser.no.